Utiliser les Templates Outlook pour vos envois internes

Photo de Austin Distel sur Unsplash.com

En débutant dans l’emailing il y a quelques années, j’ai pu tester différents formats pour la création d’emails. La classique écriture via session SMTP, le bien plus avancé langage HTML, l’utilisation d’éditeurs d’email interactifs ou encore le format OFT développé par Miscrosoft. Entre la multitude de clients email et les différents systèmes à prendre en compte, la création de Templates mail s’apparente parfois à un parcours du combattant.

Je ne saurais vous croire si vous affirmiez n’avoir jamais expérimenté un rendu totalement déstructuré sur ce bon vieil Outlook. C’est au lancement de l’édition Outlook 2007, que Microsoft mettra en place l’utilisation de Word comme moteur de rendu de ses emails, rendant Outlook incroyablement problématique pour tout intégrateur email.

Le format de fichier OFT (pour Outlook File Templates) vous permet de créer des modèles d’email personnalisés et prévus spécifiquement pour Outlook. Ces modèles peuvent être sauvegardés pour réutilisation, ou encore être transmis à une tierce personne pour gestion et envoi depuis sa station. Si vos clients ou abonnés évoluent en entreprise, il est probable qu’ils utilisent Outlook pour lire leurs emails. Le parcours de création de Templates OFT semble assez méconnu, alors que le cheminement est, somme toute, assez simple. Voyons cela ensemble, avec un exemple concret !

Créer votre modèle de message

(Présenté sur Oultook 2016)

Vous l’aurez bien compris, ce n’est pas le format qui vous permettra de laisser libre court à votre imagination. Pour les plus créatifs, frustration et maux de tête sont souvent au rendez-vous ! Encore une fois, merci Microsoft.

Comme pour le format HTML, il faudra ici penser votre design email en une imbrication de tableaux. Pour les habitués de la création sur logiciel Word, la démarche ne posera aucun souci. Pour les autres, armez-vous de patience !

Commençons par structurer notre modèle en créant un premier bloc conteneur, par exemple un tableau simple avec une colonne et trois lignes. ‘Insertion’ -> [Tableau]

Il faudra bien penser à changer l’alignement et la position du tableau conteneur pour débuter avec une structure centrée. Vous aurez ainsi un affichage conforme sur toute largeur d’écran (par défaut aligné à gauche). Sélectionnez votre tableau, puis clic-droit -> [propriétés du tableau]

Centrez l’alignement

Vous pouvez spécifier une largeur préférée pour votre tableau, mais également une hauteur par défaut pour vos lignes.

Place à la création, c’est maintenant à vous de jouer ! Personnalisez votre structure, ajoutez votre contenu récurrent, etc… Je vous conseille de conserver les bordures de vos tableaux, le temps de la création de votre modèle. La lecture et l’édition en sont facilitées. N’oubliez pas, pensez tableaux imbriqués !

Quelques manipulations :

• Importer une image

• Créer deux colonnes au sein d’une ligne

• Changer la couleur de fond (créer un bouton)

• Ajouter un lien

Enregistrer votre Template OFT

Une fois satisfait de votre modèle d’email, vous pouvez procéder à l’enregistrement au format .oft. Toutes les versions d’Outlook, depuis l’édition 2003 sont en mesure d’ouvrir un fichier .oft, bien que le process puisse varier légèrement. Accédez au menu ‘Fichier’ puis [Enregistrer sous]. Nommez votre Template et sélectionnez le type de document “modèle Outlook (* .oft).”

Vérifiez la destination d’enregistrement de votre modèle. Par défaut le répertoire sera : C:\Users\nom d’utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Il vous est bien entendu possible de sélectionner une autre destination pour votre modèle. Dans ce cas, assurez-vous de noter le chemin d’accès au fichier, celui-ci étant nécessaire pour accéder au modèle à nouveau. Si vous construisez votre Template pour le compte d’un collaborateur, c’est ce fichier avec extension .oft qu’il vous faudra transmettre.

Ouvrir un fichier OFT

Les fichiers .oft ne peuvent être lancés que par certaines applications : Microsoft Office Outlook et Microsoft Outlook Express. (il est possible d’ouvrir un fichier OFT via un éditeur de code mais le formatage rendra la lecture impossible).

1. Vous pouvez ouvrir simplement votre Template Outlook, en double-cliquant sur le fichier depuis l’explorateur. En cas de modification de contenu sur votre Template avant envoi, les aménagements ne seront que temporaires et n’impacteront que l’envoi en préparation. A la fermeture du Template, Outlook ne tiendra pas compte des changements opérés, le modèle restant intact et prêt pour une nouvelle utilisation. Pour enregistrer un duplicata du Template, tenant compte de vos dernières modifications, il vous faudra à nouveau suivre le processus d’enregistrement vu précédemment, et sauvegarder ce nouveau modèle.
2. Pour accéder à votre modèle depuis l’application Outlook, suivez les étapes suivantes : (Outlook 2016) Onglet ‘Accueil’ -> [Nouveaux éléments] -> [Autres éléments] -> [Choisir un formulaire]. Une fois l’onglet Formulaire ouvert, déroulez la liste pour afficher les modèles personnalisés.

Dans les plus anciennes versions du programme, les formulaires sont accessibles via le menu ‘Outils’. En revanche pour Outlook 2010 par exemple, les Templates de messages seront ouverts à partir de l’onglet ‘Développer’.

Avant d’envoyer votre message :

• Vérifiez le contenu de l’email, l’ouverture d’un fichier .oft créant une nouvelle instance de mail, pensez à vérifier la présence d’une éventuelle signature de mail au bas de votre message.
• Apportez vos corrections et/ou modifications (rappelez-vous, celles-ci seront temporaires)
• Ajoutez vos destinataires depuis Outlook ou une autre liste de contacts.

Votre message est prêt pour envoi !

Doté d’une mise en page préformatée, l’utilisation du format OFT se justifie pour les organisations devant envoyer régulièrement des communications à la structure basique. Principalement utilisé pour l’envoi de notice interne en entreprise, pour du reporting ou encore pour l’envoi d’offre sélectives, il permet à l’utilisateur de réduire les étapes et lancer sa communication directement via Outlook, sans passer par un processus nécessitant l’accompagnement d’un ESP (fournisseur de services email). Ainsi, créer un Template permet de gagner du temps et de standardiser l’affichage de ses emails.

Aller plus loin

Nous nous sommes seulement intéressés ici à la création de modèles d’email directement depuis l’application Outlook. Pour ceux qui souhaitent aller plus loin, sachez qu’il est possible de créer un modèle en HTML et de l’importer par la suite dans Outlook. Les contraintes de structure seront quasi identiques. La légende voudrait qu’il soit par ce biais possible de créer des Templates OFT responsive…

Et vous, avez-vous déjà créé des Templates de mails Outlook ? Quelle utilisation en aviez-vous ? N’hésitez pas à partager vos expériences !